Office Manager*in (w/m/d) in Ulm

Im Institut für Allgemeinmedizin(Ärztliche Direktorin: Prof. Dr. med. Anne Barzel) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position zu besetzen:

Office Manager*in (w/m/d)

Das Universitätsklinikum Ulm steht mit seinen Mitarbeitenden für eine moderne Patientenversorgung mit hoher Qualität, Spitzenforschung und eine auf die Zukunft ausgerichtete medizinische Lehre sowie Ausbildung in attraktiven Berufsfeldern. Voraussetzungen dafür sind qualifizierte und engagierte Mitarbeitende.

Als klinisch-praktisches Institut für Allgemeinmedizin repräsentieren wir am Universitätsklinikum Ulm die Expertise ambulanter, primärärztlicher Versorgung im engen Austausch mit den im Umland tätigen hausärztlichen Kolleginnen und Kollegen. Wir setzen uns ein für evidenzbasierte Medizin und den gleichberechtigten Zugang zur Gesundheitsversorgung. Wir entwickeln regional und überregional moderne Lehrangebote für Medizinstudierende und engagieren uns in der Facharztweiterbildung Allgemeinmedizin. Unser Forschungsschwerpunkt liegt in der Versorgungsforschung im ambulanten Setting.

Ihre Aufgaben:

• Geschäftskorrespondenzen führen, Kontakt zu Kunden, Dienstleistern und dem Team
• Verwaltung von Ablagen – analog und digital
• Aufgaben und Aufträge terminieren
• Vorbereitende Buchhaltung erledigen, Rechnungen dokumentieren
• Meetings, Events und Weiterbildungen planen
• Informationen in Datenbank- oder Content-Management-Systeme einpflegen

Was wir Ihnen bieten:

• Überdurchschnittliche Vergütung nach dem Tarifvertrag der vier Uniklinika in Baden-Württemberg (agu-uniklinika.de/entgeltordnung-2020/)
• Jahressonderzahlung und Betriebliche Altersvorsorge
• Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z.B. betriebseigene Kindergarten und Kinderkrippe
• Personalwohnheim und Zuschuss ÖPNV
• Betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Kooperationen mit Fitnessstudios)
• Vielfältige Corporate Benefits/Vergünstigungen
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung, nach Möglichkeit Weiterbildung zum Office Manager
• Solide EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation etc.), fortgeschrittene Anwendungserfahrung mit Excel, Outlook und PowerPoint.
• Selbstorganisation und Zeitmanagement
• Kommunikationskompetenz, Team- und Konfliktfähigkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten, Sorgfalt und Genauigkeit, Zielorientierung, Eigeninitiative, hohe Leistungsmotivation, Lernbereitschaft, Flexibilität

Vertragsart: Befristet
Beschäftigungsart: Teilzeit
Bewerbung bis: 15.07.2025

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 15.07.2025 per E-Mail an:
sekretariat.allgemeinmedizin@uniklinik-ulm.de

Kontakt:
Institut für Allgemeinmedizin
Ärztliche Direktorin Prof. Dr. med. Anne Barzel
Universitätsklinikum Ulm
Albert-Einstein-Allee 23
89081 Ulm
Telefon-Nr.: 0731 500 57901
E-Mail: sekretariat.allgemeinmedizin@uniklinik-ulm.de

Die Einstellung erfolgt durch die Verwaltung des Klinikums / Die Einstellung erfolgt über die Verwaltung des Klinikums im Auftrag des Landes Baden-Württemberg. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Das Universitätsklinikum Ulm strebt die Erhöhung des Frauenanteils in den Bereichen an, in denen Sie unterrepräsentiert sind. Entsprechend qualifizierte Frauen werden um ihre Bewerbung gebeten. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Eine an die Befristung anschließende Weiterbeschäftigung ist möglich.