Office Manager/HR Assistant (m/w/d)

Für unseren Kunden, ein renommiertes Unternehmen, suchen wir einen engagierten Office Manager / HR Assistant (m/w/d) in Direktvermittlung der sich in einem sehr internationalen Umfeld stets sicher bewegt.

Bei unserem Kunden sind Sie nicht nur für die tägliche Büroorganisation zuständig, sondern übernehmen auch Tätigkeiten aus dem Personalwesen wie die Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Zudem sorgen Sie in Abstimmung mit der IT-Abteilung dafür, dass alle Mitarbeiter stets gut ausgestattet sind.
Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ihre Arbeitsaufgaben

• Tägliche Büroorganisation
• Verwaltung des Bürobedarfs und Koordination der Nachbestellung
• Koordination von Wartungsarbeiten im Büro
• Kommunikation mit Dienstleistern und Lieferanten
• Prüfung und Freigabe eingehender bürobezogener Rechnungen
• Erste Anlaufstelle für alle externen Ansprechpartner
• Verwaltung aller Postsendungen (eingehend und ausgehend)
• Organisation interner Veranstaltungen, Besprechungen und Teamaktivitäten
• Verwaltung des Business Travel Systems, Organisation von Geschäftsreisen für Führungskräfte und Gäste
• Pflege des internen SharePoint HUB mit allen relevanten Informationen
• Bestellung von IT-Ausstattung über die IT-Abteilung
• Verwaltung lokaler Telefon- und Mobilfunkverträge
• Anmeldung neuer Mitarbeiter und Abmeldung scheidender Mitarbeiter für IT-Hardware & Software
• Klärung von IT-Infrastrukturproblemen mit der IT-Abteilung
• Verwaltung von Leasingverträgen für Firmenfahrzeuge
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei personalbezogenen administrativen Aufgaben
• Pflege des Abwesenheitssystems und regelmäßige Berichtserstellung
• Einholung von Krankmeldungen und A1-Bescheinigungen über das Krankenkassensystem
• Unterstützung bei allgemeinen HR-Verwaltungsaufgaben
• Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften (ASR)

Ihre Vorteile

• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Hohe Kollegialität und gutes Miteinander
• Möglichkeit zum Homeoffice
• Regelmäßige After-Work Veranstaltungen
• Bezuschussung des HVV-Ticket
• Zwischen 35-40 Stunden möglich

Das bringen Sie mit

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Erfahrung in administrativer Bürotätigkeit
• Vertrautheit mit grundlegender Buchhaltung und Rechnungswesen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie gängigen Bürogeräten
• Fähigkeit zum Organisieren und Zeitmanagement
• Hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Freundliches, professionelles Auftreten und teamorientierte Arbeitsweise
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Bewerbung